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Juridique

Registre unique du personnel : quelles obligations ?

Registre unique du personnel : quelles obligations ?

Toutes les entreprises, quelque soit leur taille, ont obligation d’en tenir un.

Le registre unique du personnel est un document qui permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque entreprise. Quelles sont les indications obligatoires ? Sur quel type de support doit-il être tenu ? détails.

1/ Quels employeurs concernés ?

Tous les employeurs sont concernés par la tenue du registre unique du personnel, quelle que soit leur taille. Cependant, les associations ayant recours au chèque emploi associatif et les particuliers employeurs en sont dispensés.

II/ Quels salariés y inscrire ?

L’obligation d’enregistrement sur le registre unique du personnel intervient dès l’embauche du salarié : c’est une obligation pour l’employeur. Les salariés suivants doivent y être enregistrés : ceux en contrat à durée déterminé ou indéterminé ; les salariés de nationalité étrangère ; les stagiaires ; les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation ; les personnes volontaires en service civique ; les intérimaires ; les travailleurs à domicile.

III / Les stagiaires

Ils doivent être inscrits dans une partie spécifique du registre unique du personnel selon leur ordre d’arrivée.

IV / Quelles informations obligatoires ?

L’employeur doit faire figurer sur le registre unique du personnel un certain nombre d’informations sur le salarié, et ce dès son arrivée. Il s’agit de l’identité du salarié (nom, prénom), sa nationalité, sa date de naissance, son sexe, les informations sur la nature du poste (l’emploi, la qualification) ; les dates d’entrée et de sortie de l’établissement ; si une autorisation d’embauche ou de licenciement est nécessaire, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation. Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.

V/ Le type de contrat

Pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, la mention “contrat à durée déterminée” doit figurer sur le registre. Pour les salariés temporaires, la mention “salarié temporaire” ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire doivent être mentionnés. Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, la mention “mis à disposition par un groupement d’employeurs” ainsi que la dénomination et l’adresse de ce dernier doivent être précisées. Pour les salariés à temps partiel, la mention “salarié à temps partiel” doit figurer sur le registre. Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, la mention “apprenti” ou “contrat de professionnalisation” doit y être portée.

Ces informations doivent être actualisées à chaque contrat, même s’il s’agit de contrats successifs. Ainsi, si un salarié effectue plusieurs contrats dans l’entreprise, chacun de ses contrats devra faire l’objet d’une ligne propre dans le registre unique du personnel.

VI/ Conservation

Les informations sur les salariés doivent être enregistrées par ordre chronologique d’embauche et être conservées pendant au moins cinq ans.

VII/ Quelle La forme ?

Aucune forme particulière n’est stipulée concernant la tenue du registre unique du personnel. Le registre peut être sous forme informatique ou au format papier. Le support utilisé doit cependant offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

 

VII / Les sanctions ?

Si le registre unique du personnel n’est pas tenu ou s’il est erroné ou incomplet, l’entreprise risque une contravention de 1500€ et jusqu’à 3000€ en cas de récidive. Par ailleurs, l’employeur s’expose à une contravention de 450€ en cas de non-présentation du registre unique du personnel à l’inspection du travail.

A retenir

> Le registre unique du personnel est obligatoire.

> Il concerne toutes les catégories de personnel présent et séjournant dans l’entreprise.

> Il doit comporter les informations obligatoires.

> Il doit concerner tous les types de contrats signés par l’entreprise avec un salarié, et être actualisé à chaque renouvellement.

> Le registre unique du personnel doit être conservé cinq ans.

> Son absence ou sa tenue imparfaite donnent lieu à des sanctions pécuniaires

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