Sociale

Base de données économiques et sociales : comment la mettre à jour ?

Depuis le 14 juin 2014, les entreprises de plus de 300 salariés doivent avoir mis en place la base de données économiques et sociales (BDES). Celles de 50 et 299 salariés devront le faire au 14 juin 2015. Quelques conseils.

Depuis le 14 juin 2014, les entreprises de plus de 300 salariés doivent avoir mis en place la base de données économiques et sociales (BDES). Celles de 50 et 299 salariés devront le faire au 14 juin 2015. Quelques conseils.

 

1/Qu’est-ce-que c’est ?

La base de données économiques et sociales (BDES) a été instaurée par la loi 2013-504 de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013. L’objectif de la BDES est de permettre au comité d’entreprise (CE) d’être consulté chaque année sur les orientations stratégiques à trois ans de l’entreprise, en lui fournissant une vision claire et globale sur la valeur ajoutée sa répartition, ainsi que les options stratégiques et leurs conséquences, notamment pour les salariés. La BDES devra être accessible en permanence non seulement aux membres du CE et aux délégués du personnels, mais également aux membres du comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et aux délégués syndicaux, titulaires et suppléants. La loi ne prévoit toutefois pas de droit d’accès à la BDES pour les représentants syndicaux au comité d’entreprise ou au CHSCT.

Les informations figurant dans la BDES devront avoir un caractère prospectif et historique. Elles devront porter sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et sur les trois années suivantes. Derrière les aspects purement techniques et formels, les enjeux sont importants pour l’entreprise.

 

2/ Un diagnostic préalable nécessaire

Pour mettre en place cette base, l’entreprise devra vérifier en amont si elle est bien à jour de ses obligations en matière d’informations à transmettre de manière récurrente au CE : ces informations devront être intégrées dans la BDES. La mise en place de la BDES peut mettre en lumière une transmission incomplète ou incohérente antérieure. L’entreprise a donc intérêt à procéder à un diagnostic préalable en comparant la liste de ses obligations en matière d’informations à communiquer périodiquement à son CE selon le Code du travail et les communications effectivement réalisées. Cette comparaison devra être effectuée au moins depuis le 1er janvier 2013. En effet : si l’article 2 du décret du 27 décembre 2013 prévoit qu’exceptionnellement pour l’année 2014, les entreprises de plus de 300 salariés ne sont pas tenues d’intégrer dans la BDES les informations relatives aux deux années précédentes, à savoir 2012 et 2013, aucune dérogation n’est prévue pour 2015. En 2015, les informations relatives à l’année 2013 devront être intégrées dans la BDES. En outre, la BDES mise en place à mi-année, les seules informations périodiques annuelles disponibles à cette date seront celles de l’année 2013.

 

3/ L’ambition de l’entreprise

Plusieurs approches sont possibles, allant du minimum, c’est-à-dire de répondre aux seules prescriptions légales et réglementaires, ou alors maximale, c’est-à-dire d’en profiter pour développer un dialogue social qualitatif au sein de l’entreprise. Les entreprises qui optent pour le premier cas, devront veiller à respecter scrupuleusement les prescriptions légales et réglementaires. Elles s’exposeront sinon à un délit d’entrave. Elles devront informer préalablement leur CE sur la BDES et préciser que le contenu pourra être amené à évoluer. Le niveau d’ambition de la BDES devra être défini par la direction générale, la direction des ressources humaines, celles des relations sociales, etc., sans oublier la direction des systèmes d’information, qui déterminer ce qui est faisable dans les délais du point de vue informatique.

 

4/ Quel niveau de mise en place ?

La base doit être constituée au niveau de l’entreprise. Dans les entreprises à établissements multiples, il n’y a pas d’obligation de mise en place par établissement. Lorsqu’une unité économique et sociale (UES) regroupant au moins 50 salariés a été reconnue par convention ou décision de justice entre plusieurs entreprises juridiquement distinctes, c’est au niveau de l’UES que la base doit être mise en place. Une BDES peut également être constituée au niveau du groupe, par convention ou accord de groupe, sans pouvoir toutefois exonérer de la mise en place de la base au niveau de chaque entreprise. Pour l’employeur, le premier niveau se situe à l’échelle de l’entreprise : il est souhaitable d’en tester le fonctionnement avant d’aller plus loin.

 

5/ Le rôle et la place des partenaires sociaux

L’objectif poursuivi par l’Accord national interprofessionnel (ANI) de janvier 2013 est d’inciter les entreprises françaises à instaurer un dialogue social de qualité, où représentants du personnel et délégués syndicaux sont associés aux décisions de l’entreprise, en prenant en considération non seulement les données sociales, mais également les données économiques de l’entreprise. Dans sa circulaire de mars dernier, le législateur recommande aux entreprises d’associer les instances représentatives du personnel et les organisations syndicales représentatives à l’élaboration et l’évolution de la BDES. En pratique, ce choix dépend de la qualité et du degré de maturité du dialogue social au sein de chaque entreprise.

 

6/ Le rôle et la place du personnel d’encadrement

La BDES va ouvrir l’accès de données, jusque-là réservées aux CE, aux délégués syndicaux et aux membres du CHSCT. Cela soulève de nombreuses questions : faudra-t-il donner également accès à ces mêmes informations à tout ou partie du personnel d’encadrement? Comment un responsable pourra-t-il en effet gérer les membres de son équipe s’ils sont mieux informés que lui ? Autant de questions pour la direction générale de l’entreprise, à trancher en amont.

7/ Quelles informations et à quel moment ?

Selon la nouvelle règlementation, la BDES doit contenir depuis le 14 juin 2014 pour les entreprises de plus de 300 salariés, le chiffre d’affaires, la valeur ajoutée, le résultat d’exploitation, le résultat net, les investissements sociaux, matériel et immatériel, les fonds propres, l’endettement, les impôts, la rémunération des salariés et des dirigeants avec l’ensemble de leurs éléments, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination des entreprises, la sous-traitance et, les transferts commerciaux et financiers entre les entités d’un groupe.

Pour l’année 2014, ces entreprises ne sont pas tenues d’intégrer dans la BDES les informations relatives à 2012 et 2013. En revanche, elles devront intégrer dans la base ces mêmes informations projetées sur les trois années suivantes sous forme de données chiffrées ou de grandes tendances. Si cela s’avère impossible, les motifs pour lesquels ces données ne peuvent être fournies devront être indiqués. Au plus tard le 31 décembre 2016, toutes les informations complémentaires fournies de manière récurrente au comité d’entreprise et, dans les entreprises à établissements multiples, au comité central d’entreprise et aux comités d’établissement devront être incluses dans la base.

Vigilance toutefois : la circulaire du 18 mars 2014 précise que “si d’autres informations complémentaires s’avèrent utiles à la consultation sur les orientations stratégiques, elles sont mises à disposition dans la base de données”. En pratique, dès que possible avant la nouvelle consultation annuelle du CE sur les orientations stratégiques de l’entreprise, toutes les informations et documents justifiant ces orientations devront être intégrées dans la BDES. Les informations intégrées dans la BDES devront enfin être mises à jour, selon au moins la même périodicité prévue par le Code du travail pour les informations remises de manière récurrente au CE.

 

8/L’intégration des informations sous quelle forme ?

La circulaire du 18 mars 2014 a déclaré comme insuffisant le simple fait de regrouper les documents transmis au CE de manière récurrente dans une pièce physique ou informatique. Toutes les informations mises à la disposition des élus de manière récurrente doivent être réparties entre les différentes rubriques de la BDES “de la façon qui soit la plus pertinente possible pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les élus”. Pour les BDES sur support papier, un simple renvoi au document à consulter pour avoir la réponse en précisant la page ou, pour les BDES sur support informatique, un lien à cliquer pour aller à la réponse, sont donc insuffisants. Les informations devant figurer dans la BDES devront être classées et regroupées “de manière cohérente et par grandes thématiques”, pour une meilleure lisibilité. Tout format dérogatoire et potentiellement critiquable devra obtenir un accord préalable des représentants du personnel et des délégués syndicaux, sous peine de s’exposer à un délit d’entrave.

 

9/ Fixer des règles pour tous

C’est à l’employeur de définir les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base de données. Il est souhaitable que “la mise en place de la base, ses modalités d’accès, de consultation et d’utilisation fassent l’objet d’une négociation dans l’entreprise ou a minima d’un dialogue”. L’entreprise a donc intérêt de définir en amont les grands principes, les règles d’accès, de consultation et d’utilisation de la BDES. Les entreprises qui mettront la BDES sur support informatique devront penser à vérifier les règles mentionnées dans la charte Informatique de l’entreprise et s’assurer que cette charte a bien été intégrée au règlement intérieur de l’entreprise. De même, il est conseillé de rédiger et de présenter aux représentants du personnel, aux délégués syndicaux et de faire signer par chaque salarié ayant un droit d’accès à la BDES un document explicitant chacune les règles d’accès, de consultation et d’utilisation de la base. L’établissement d’une telle charte et sa signature assurera la protection des informations confidentielles contenues dans la base.

 

10/ Protéger les informations

La protection des informations confidentielles intégrées dans la BDES est l’un des enjeux majeurs pour les entreprises. Le législateur a expressément soumis les représentants du personnel et les délégués syndicaux ayant accès à la BDES à une obligation de discrétion à l’égard de ces informations. Les droits d’accès à la base sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers. La violation de l’obligation de discrétion peut être sanctionnée par le juge, au civil avec demande de dommages-intérêts et/ou sanctions disciplinaires. Les sanctions pénales, plus dissuasives, sont extrêmement rares et ne peuvent intervenir que si la divulgation d’informations confidentielles tombe sous le coup d’un délit caractérisé, de type délit d’initié. L’expérience montre qu’il est difficile d’identifier la source d’une fuite et qu’une fois l’information confidentielle divulguée, les sanctions ne réparent pas le préjudice subi par l’entreprise. L’entreprise a intérêt à sélectionner avec discernement les informations qu’elle considère comme confidentielles. Si trop d’informations sont ainsi classifiées, celles réellement confidentielles risquent d’être “disqualifiées” par le juge. La charte BDES peut rappeler la responsabilité personnelle des personnes ayant accès à la BDES et leur engagement à respecter scrupuleusement les règles, en particulier, la confidentialité des informations. Une déclaration manuscrite remise et signée avec solennité par chaque salarié concerné devrait permettre de renforcer les engagements. Des formations à la sensibilisation à la confidentialité peuvent être bienvenues ainsi qu’un dispositif pour tracer les accès à la base, les impressions et les transferts de documents. Les mêmes règles devront être appliquées à tous, et en cas de divulgation, le contrevenant devra être sanctionné et les sanctions prévues appliquées.

 

11/ Désigner un responsable

Il est recommandé de choisir un seul responsable de la BDES au sein de l’entreprise et de lui remettre une délégation de pouvoirs spécifique en bonne et due forme. Pour que cette délégation soit valable, il devra disposer d’une autorité et d’une compétence suffisantes et les moyens humains et matériels nécessaires pour exercer cette délégation.

 

 

 

 

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